企之星EStarOA办公自动化系统
由企之星信息技术有限公司推出的企星EStarOA办公自动化软件是功能强大的、多用户的通用产品，它使人们突破平台、技术、组织和地理的限制，高效地协同工作。企星EStarOA完全基于Lotus R5平台开发，是在对大量企事业单位的办公自动化需求进行分析和研究的基础上，结合现代管理理论，为用户提供简单、高效、快速地构建企业级的网络化办公方案。企星EStarOA解决了组织内部的各部门及岗位间的协同，上下级间的沟通，以及信息资源的管理和利用。同时，加强了对工作的监控能力，并利用不断积累的信息资源辅助领导决策。企星EStarOA具备良好的通用性、易用性和稳定性。使得用户对于各类作业流程的调整和变化适应能力大大增强，大量的用户自定义特性，使其能适应各种规模的组织对办公自动化的需求，同时，也将支持用户不断增加的应用及未来的发展。
第一章 系统概述与设计原则
第1节 系统概述
企星EStarOA系统是通过先进的、成熟的计算机和通信技术手段建立的一个高质量、高效率、智能化的办公系统，为领导决策和企业办公提供信息服务，提高办公效率，减轻工作人员工作负担，节约办公经费，从而实现企业的办公自动化、办公无纸化、资源信息化、决策科学化。
第2节 系统特点
·企业办公系统应提高企业的管理水平、间接产生经济效益；
·企业办公系统应建立企业内部的通讯平台，方便企业内部信息的流通；
·企业办公系统应提高企业办公效率，为企业实施体制改革、减员增效奠定基础；
·企业办公系统应包容企业文化部分，便于利用计算机系统的手段实施企业文化战略。
第3节 系统目的
·建立企业内部经济、方便、快捷的电子邮件通讯平台；
·实现企业内部和市场动态信息的及时反馈、收集、指导生产良性循环；
·实现企业客户资源的及时积累、查询。
·实现企业内部、外部文件、会议、工作计划、档案资料、客户资料和市场信息的有效管理。
·促进企业文化的建设，加强企业的凝聚力。
·企业生产状况、项目进展、行政管理事物的督办查办；
·网上收集企业内部生产、行政信息形成电子刊物；
·内部日程安排、办事指南、通讯名录、公告信息、综合查询、通讯录、讨论区、调查区等方便企业工作人员办公。
·企业办公系统应与企业ERP管理系统互相补充，办公系统重在管理文档类数据，如收发文件、会议、工作计划、档案资料、人事资料、客户资料、市场信息等等。
第4节 系统使用环境
系统完全基于 Lotus Domino R5 进行开发，具有良好的跨平台特性，只要是 Lotus Domino R5 中文版所支持的系统环境都可以运行。
典型环境：
服务器
硬件 PC服务器\IBM AS/400e DSD服务器（莲花宝箱）
操作系统 Windows2000 Server,中文版\IBM OS/400\,可运行Lotus Domino的UNIX操作系统
群件系统 Lotus Domino R5 中文版
客户机
硬件 各种PC （建议内存32 MB ，最小 16 MB）
操作系统 Windows 9x 中文版,Windows 2000 中文版
客户端 Lotus Notes R5 中文版
第二章 系统架构设计
第1节 概述
oa系统分5大功能区域，共24个模块。系统是构架在Lotus Domino/Notes系统基础之上的，所有的文档全部存储在服务器上。
| 一、系统管理 |
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| 01系统管理模块 |
| 二、辅助办公 |
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| 01办事指南 |
| 02值班管理 |
| 03办公用品管理 |
| 04协会管理 |
| 05图书管理 |
| 三、行政办公 |
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| 01收文管理 |
| 02发文管理 |
| 03会议管理 |
| 04质量管理 |
| 05计划管理 |
| 06档案管理 |
| 四、个人办公 |
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| 01电子邮件 |
| 02待办事宜 |
| 03日程安排 |
| 04名片管理 |
| 05单位名录 |
| 五、公共信息 |
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| 01大事记 |
| 02政策法规 |
| 03电子公告 |
| 04电子刊物 |
| 05热点论坛 |
| 06时刻表 |
第2节 系统功能模块说明
（一）、系统管理模块：
系统管理模块的主要作用是辅助系统管理员管理系统用户。具有增加、删除、管理系统用户，修改系统用户相关信息，并为用户分配每一个数据库操作权限。
普通用户在此模块中可以查看相关的系统用户信息，同时，能够修改自己的登陆密码。当用户外出时，可在系统管理的离开简要表中进行设置，让他人来代办相关事宜。
（二）、办事指南模块：
办事指南模块的主要作用是将日常工作中的办理程序、方法等录入到系统中，供工作人员查询。
1、办事指南中分规章制度、办事手续、公共表格三个部分。
2、办事指南由指定的管理员来创建。
3、普通用户可以在系统中查询，但不能建立办事指南。
（三）、值班管理：
1、由指定的值班管理员（比如经理办工作人员）来建立《本年度干部值班人员名单》。
2、干部值班人员名单经审批确定后，返回到值班管理员。
3、值班管理员必须在系统中为本年度设定节假日的确切时间以及节假日、休息日的值班时间段和值班频次。系统如果遇到节假日和休息日冲突，自动按照节假日的值班时间段和值班频次来处理。
4、值班管理员在每个月的月末，人为触发系统生成下个月的排班表。在生成之前，应该在干部值班人员名单中选择一个开始人员，系统根据值班管理员选择的开始人员，从此人开始向下计算值班人员名单。在生成值班表后，值班管理员可以手工调整，系统以邮件的形式通知系统用户。如果不能通过邮件形式通知的，打印干部值班表下发。
（四）、办公用品管理：
办公用品管理统一由办公用品管理员管理（比如经理办管理人员），系统负责办公用品的申请、批复、领用、登记工作，其流程如下：
1、各个部门根据本部门的需求，提出需求计划，报主管经理审批。
2、主管经理审批后报经理办，经理办审核后汇总生成采购计划。
3、在采购结束后，向申请部门发送领用通知，同时，已领用的物品标记领用结束。
（五）、协会管理：
记录单位加入的各种行业协会的有关信息，由行业协会信息管理员统一管理，普通用户查询。
行业协会的信息包括：协会名称、协会联系人、电话、地址、邮编、E-Mail、会费金额、协会内身份、单位联系人、缴纳会费记录
（六）、收文管理：
该模块用于管理外单位来文的向内转发。用户可以自定义流程，可以自定义文件类型，可以自定义批复和传阅的流程。在系统正式启用前，应该将收文文件类型、固定的收文传阅或者批复流程输入到系统中。系统提供按分类的查询和全文检索。
1、自定义流程和文件类型：收文管理员可以将常用的、固定的审批流程定义提前定义出来。将常用的文件类型定义出来。
2、办件处理方法：收文人收到外来文件-送拟办人拟办-拟办人决定其为办件，并决定批复的流程-拟办人送领导批复（以电子邮件的方式和待办事宜的方式）-领导人批复文件（可能是多级）并填写批复意见并选择承办部门-将文件发送给承办部门-承办部门接到该文件后，填写承办记录-文件回到收文人-收文人将文件送归档。
3、阅件处理方法：收文人收到外来文件--送拟办人拟办-拟办人决定其为阅件，并选择传阅人-送文件到传阅人-传阅人填写传阅记录-文件回到收文人-收文人将文件送归档。
4、文档的流转过程中，根据流程中各步骤中定义的操作者权限，利用流程中的【添加步骤】、【退回】、【退回到上一步】等操作，可对文档实行转办、代办、撤办、重办和跳转等异常处理。
撤办：流程处理中可以通过【退回不再办理】操作对正在处理的文档进行撤销；
转办：当前具有转办权限的办理者可以把通过【添加步骤】操作把文档转给其他人员办理；
重办：流程处理中可以通过【退回重新办理】【退回到上一步】操作对正在处理的文档进行重办；
代办：当办理人员外出无法及时处理文档，系统将根据离开设置把文档转给代办人员进行处理，系统对上一办理人员进行提醒；
跳转：允许具有相应权限的办理对流程进行编辑修改，直接发送到某个环节上。
5、文档流转中各办理人员根据权限可以进行流程跟踪、填写意见、查看意见等操作。
6、所有外来单位的文件都会在收文模块中保存，同时，归档的文件还会在档案管理模块中保存。系统的维护人员可以按分类和编号查询所有的外来文件。
7、收文的编号按照来文的类型和来文的年份按顺序编号。序号从1开始，依次累加，到新的一年重新计数。
（七）、发文管理：
发文管理模块用于管理由本单位内部发起的文件，用户可以自定义流程，可以自定义文件类型，可以自定义批复和传阅的流程。在系统正式启用前，应该将收文文件类型、固定的审批流程输入到系统中。系统提供按分类的查询和全文检索。
1、发文管理员在系统中建立单位内部文件类型
2、发文管理员在系统中为各种文件制定编码规则
3、发文管理员在系统中定义常用的批复和传阅流程
4、发文流程：拟稿人拟稿-选择审批的流程-选择文件的发布人（可能由本部门自己发放，也可能由相关管理部门发放）--确认后，文件进入审批流程-审批结束后，文件流转到发布人手中-发布人发放文件-发布人将文件送档案管理员归档。
5、文档的流转过程中，根据流程中各步骤中定义的操作者权限，利用流程中的【添加步骤】、【退回】、【退回到上一步】等操作，可对文档实行转办、代办、撤办、重办和跳转等异常处理。
撤办：流程处理中可以通过【退回不再办理】操作对正在处理的文档进行撤销；
转办：当前具有转办权限的办理者可以把通过【添加步骤】操作把文档转给其他人员办理；
重办：流程处理中可以通过【退回重新办理】【退回到上一步】操作对正在处理的文档进行重办；
代办：当办理人员外出无法及时处理文档，系统将根据离开设置把文档转给代办人员进行处理，系统对上一办理人员进行提醒；
跳转：允许具有相应权限的办理对流程进行编辑修改，直接发送到某个环节上。
6、文档流转中各办理人员根据权限可以进行流程跟踪、填写意见、查看意见等操作。
7、所有发文文件都会在发文模块中保存，同时，归档的文件还会在档案管理模块中保存。系统的维护人员可以按分类和编号查询所有的外来文件。
7、系统在文件发布的同时，按照编码规则产生一个文件编号，如果文件的接收人是本单位（系统合法用户）则以电子邮件的形式通知、发放。否则，由发布人打印，发放。
（八）、会议管理：
该模块管理单位内的会议通知、会议纪要。会议通知由会议的安排部门建立，并通过系统通知各相关人员。会议通知的建立人可以通过系统及时地了解到相关人员的回复情况。会议在结束后会生成一个会议纪要，并通知会议纪要撰写人更改会议纪要内容。在会议纪要中可以加入决议，决议可以加入到计划模块进行考核
1、会议模块管理员定义会议的类型，并选择此类型会议形成的决议属于指令性决定还是临时工作。建立会议议题库，会议起草部门可以方便地查询、组织会议议题，确保议题尽快得到处理，起草人可追加会议议题。
会议组织者可以查询和预定会议拟召开期间可用的会议室，从而确定会议地点；同时确保会议室资源的合理、充分使用；用户还可以直接切换到会议室管理中查看所有会议室的占用情况。
2、会议召集部门建立会议安排，并根据预先定义的流程决定是否送交领导审批，审批完毕后发送会议通知。
3、会议召集部门在系统内可实时跟踪各与会人员的状态，并在结束会议通知的时候，统计出能够参加会议的人员名单
4、会议召开时，由会议召开部门指定专人做好会议记录，会后形成纪要及会议决议。
5、会议纪要及会议决议经审批后，正式下发。会议的决议如果涉及责任部门并规定了执行的开始时间和结束时间下发的决议将加入到计划管理模块中，并纳入部门工作考核。
（九）、质量体系文件管理：
质量体系文件管理模块管理质量体系文件的编制、审核、批准及下发
1、质量管理体系文件由总经理委托管理者代表组织编写，其中：质量手册由管理者代表审核，总经理批准；程序文件由职能部门人员编写，部门负责人审核，管理者代表批准；管理文件及相关文件由部门负责人审核，主管经理批准。
2、文件管理员在系统中预定义文件的类型和编码规则并对其进行维护
3、用户在建立质量体系文件的时候，先选择要建立的文件类型，然后输入相关信息。
4、文件的审批、发放、存档过程同发文相同
5、文件的修改：受控文件的修改需由原文件起草人填写修改通知单，修改通知单经审批后，发送到文件管理部门，管理部门根据通知单内容修改文件，然后，发送更改通知告知相关的部门查看。文件的修改通知单同文件一同保存。
6、文件的版本变更：受控文件的版本变更由文件管理部门负责，修改后的文件保存为新版本，同时老版本和与之相关的文件修改通知单一同保存到历史库。
（十）、计划管理：
1、工作计划分为指令性工作计划、临时性工作计划、本部门执行性工作计划、本部门考核性工作计划。其中本部门执行性工作计划指本部门自己应完成的工作；本部门考核性工作计划是指由本部门负责的、考核其他部门工作情况的考核工作计划。
2、系统中普通用户只能建立本部门执行性工作计划、本部门考核性工作计划和临时性工作计划。指令性工作计划只有指定了权限的领导才有权建立。系统管理员为系统设定权限，并设定工作考核的管理部门。
3、临时性工作计划、指令性工作计划还可以由会议决议、收文办件产生。
4、计划的内容包括：计划的标题、计划的制定部门、计划的制定人、计划的执行部门、执行部门接收人、计划的具体内容、计划执行效果的监督部门。
周计划：按部门、按时间、按状态三大分类显示员工周工作报告信息。
月计划：按部门、按时间、按状态三大分类显示公司月工作计划信息。
季度计划：按部门、按时间、按状态三大分类显示公司季度工作计划信息
年季计划：显示公司年度计划。
5、本部门执行性工作计划、本部门考核性工作计划经审批后生效，指令性工作计划无需审批直接下达。
6、计划在进入生效执行状态后，系统开始计时。预计结束时间到达时，系统会提醒用户填写执行结果。
7、计划执行结果由计划执行部门填写，送交计划的监督部门确认，并判断其是否完成了计划。计划如果未完成，则由监督部门根据原有计划，建立一个新的计划，下达给计划执行部门，重新确定计划的内容及完成时间，由计划执行部门按照新的计划继续执行。
8、工作考核的管理部门在规定的时间进行计划执行结果统计，通过触发系统的统计事件，系统自动按部门将各类计划进行计算。其计算方法见大液厂发[2002]37号文件。并生成一个工作考核结果文件。
9、计划在生效后，对全体系统用户公开，这样，更加便于监督管理。
（十一）、档案管理：
档案统一由单位的档案管理员管理
1、档案管理员可以将办公系统中其他模块传过来的文档分类归卷，也可以建立一个新的文档并对其分类归卷。归卷时填写归卷信息。
2、档案管理员可以新建、删除、修改卷和分类；可以新建、修改、删除卷内目录，可以打印案卷目录、卷内文件目录；
3、档案管理员可以新建文档，在未正式归档前可以对文档进行修改，归档后不能对文档进行任何修改。
4、档案管理员可以对归档的文件经鉴定后“销毁”（即删除）,做个销毁记录。销毁前，档案管理员建立销毁备忘录，并选择审批人，发送销毁备忘录给审批人进行审批。审批同意后，可以将文档销毁（删除）。销毁备忘录保存在系统中，供系统管理员及相关人员查询。销毁备忘录的内容包括，文件名称，文件编号，销毁原因，审批记录，实际销毁时间，销毁人，销毁地点。
5、建立新卷的过程：
（1）、档案分类：分类名称，分类编号，分类的级数，上级分类编号
（2）、文书档案卷建立：文书档案卷按一级分类进行大排行，卷的编号为令一级分类编号为N1，令二级分类编号为N2，令N级分类为Ni，年度为year，序号为No.卷编号= N1 + N2 +....+ Ni + year + No
（3）、建立文书卷目录
6、档案统计：档案可以按照年度、保存期限进行统计。档案的统计由档案管理员手工触发，选择需统计的年份，由系统自动计算出结果，供档案管理员查询。保存期分永久、长期、短期。统计结果包括：档案卷总数，其中永久保存卷数、长期保存卷数、短期保存卷数、统计时间、统计人。
7、档案借阅：部门通过档案管理模块提出借阅申请，送管理部门审批，管理部门审批同意后，将申请送档案管理员，档案管理员。档案管理员根据申请单，开放该档案的阅读权，并发送通知给申请人。申请人在接到可以查看文档的通知后，在系统中查看文件，查看后，触发阅读完成事件，文件阅读权自动收回。
（十二）、电子邮件：
个人可以通过电子邮件系统向系统的其他用户发送信件。方便系统内的通讯。每个系统用户都可以通过电子邮件系统在网络中传输信息，通过Domino电子邮件系统传输的信息，既安全又快捷，是企业内部通讯的最佳选择
（十三）、待办事宜：
待办事宜应是办公自动化系统面向领导和具体工作人员的一个窗口，系统正常运行后，收文系统、发文系统、会议管理、计划管理等系统产生的用户信息传递都由“待办事宜”来完成，知识管理、信息发布类都将信息发送到用户的待办事宜中。上报领导的公文、请示、信息都集中在领导的待办事宜系统中，领导转办的事项集中在办理人员的待办事宜系统中；领导转达办的事项集中办理人员的待办事宜系统中；领导只需查看、处理待办事宜系统中的文件，领导批示、审批、审阅的工作都可以完成，方便领导办公。
用户通过建立自己的“待办事宜”，来提醒自己应该做那些事情，那些事情重要，那些事情不重要。
待办事宜是个人办公模块，所以只能由用户自己来管理，当然，系统也允许您通过惯性选项来委派其他人代替您管理。
（十四）、日程安排：
个人工作日程安排，帮助自己管理日常工作，同待办事宜一样，个人的工作日程由用户自己建立、维护。它就像一个日历，您可以清晰的查看自己每天的工作安排。当然，系统也允许您通过惯性选项来委派其他人代替您管理。
（十五）、名片管理：
可以将日常来往的人员名片信息输入到系统中进行管理，方便查找。
（十六）、单位名录：
可将日常来往的单位信息输入到系统中，方便查找
（十七）、图书管理：
图书管理模块可以将所有书籍分类归档，登记详细信息，便于各个部门查询现存书籍及其借阅的情况，包括借阅人、借阅时间、归还时间及所要借阅书籍的目前状态。
1、图书的登记统一由图书管理员进行（甲方目前为党群工作部），登记的内容报包括分类、编号、书籍名称、作者、版次、内容摘要、入库时间、书本状况（如有无缺页等）。
2、借阅人的借阅信息由管理员向系统中录入，包括借阅时间，借阅人，还书时间。
3、图书提供可以按照分类、名称和关键字进行检索，方便管理员查找。
（十八）、大事记：
企业大事记，也可以作为厂志，用来记录企业发生的重大事件。比如企业改制圆满成功、企业通过某权威国际认证等。
大事记由管理员建立，信息公开，普通用户可以在系统中查询。
（十九）、政策法规：
是记录国家政策、法规的模块，方便系统用户查看。
政策法规的文本内容由政策法规管理员统一录入到系统中，录入的内容包括标题、颁布机构、类别、颁布日期、是否有效、（如果失效，填写失效日期）、法规的正文。
其他用户可以按照分类、颁布机构、法规的名称对法规进行查询。
（二十）、电子公告
一些临时性的公告，就象企业大楼门口的一块黑板。
1、电子公告由普通用户创建，包括公告的主题、有效期、审批人、发布范围和公告详细内容
2、建立后提交审批人审批
3、审批人同意发布后，公告可以发布，否则公告不能发布
4、发布的公告对系统有效用户已电子邮件的方式通知。
（二十一）、电子刊物
定期发布的企业内部刊物，可以是技术性的，也可以是文学性的。电子刊物由电子刊物管理员建立，按照分类、主题供大家查阅。
（二十二）、热点论坛
一个自由的、公开的论坛。大家可以在这里讨论问题。
（二十三）、时刻表
由管理员建立各种时刻表，比如火车、飞机等，供工作人员参考
（二十四）、邮政编码
方便工作人员查找城市的邮政编码。系统默认的将全国的邮政编码记录在系统中。邮政编码由邮政编码管理员维护。